搜「物品清单模板」和「excel 保质期提醒」的人，绝大多数最后都放弃了。不是因为表格做得不好，而是没人提前告诉他们它会在哪卡住。

这篇分两半：先给你一份能直接抄的表格结构和公式（这部分是真能用的），再说清楚它在哪三件事上做不到。你完全可以只用前半部分，那也没问题。

一、表格要哪些列

大多数人第一次做这类表，只写「物品名称」和「数量」。用两周就会发现不够——因为你根本不会去更新它。

决定一张表能不能活下去的只有一件事：记录成本够不够低。列越少越容易坚持，但少到某个程度它就失去意义了。下面这 10 列我认为是刚好够的：

列	示例	为什么要有
物品名称	老抽	用来搜索
分类	调味料	统计「哪类东西最多」
房间	厨房	位置第一层
家具	吊柜	位置第二层
容器	左边收纳盒	位置第三层
数量	2	判断要不要补货
购入日期	2026-08-12	算保修、算用了多久
保质期到期日	2027-02-01	下面的公式全靠它
单价	12.5	算资产
备注	玻璃瓶	可选

位置写成三列而不是一列，是有原因的。

如果写成「厨房吊柜左边收纳盒」一整格，看着方便，但你没法按房间筛选、也没法统计「厨房到底有多少件东西」。三列是还能排序的最小粒度。再往下加第四层就没必要了——你自己都记不住那条路径。

二、让保质期自己变色

这是全篇最实用的部分。假设表从第 2 行开始是数据，「保质期到期日」在 F 列。

先算剩余天数

在「剩余天数」列（假设是 I 列）第 2 格填：

=IF(F2="","",F2-TODAY())

意思是：到期日空着就留空，否则算出「今天到到期日还剩几天」。数字是负数就说明已经过期了。

再让它直接显示状态

在 J 列第 2 格填：

=IF(F2="","",IF(F2<TODAY(),"已过期",IF(F2-TODAY()<=30,"快到期","正常")))

现在你会直接看到「已过期」「快到期」「正常」三种文字，不用自己心算天数。

最后让它变色

光有文字还不够醒目，加颜色。选中整块数据区（比如 A2:J1000），然后走：

开始 → 条件格式 → 新建规则 → 使用公式确定要设置格式的单元格

第一条规则，已过期标红：

=AND($F2<>"",$F2<TODAY())

第二条规则，30 天内标橙：

=AND($F2<>"",$F2-TODAY()<=30,$F2>=TODAY())

几个顺手能加的

物品总件数    =COUNTA(A2:A1000)
库存总价值    =SUM(H2:H1000)
某一类多少件  =COUNTIF(B2:B1000,"调味料")

其中 H 列是「总价」，公式为 =IF(D2="","",D2*G2)（数量 × 单价）。

到这里，一张能用的家庭物品清单表就成型了。

说句实在话：如果你的东西在 100 件以内、只有你自己用、主要在家里的电脑前整理，到这一步就够了，不需要装任何 App。别为了用工具而用工具。

三、它做不到的三件事

但如果你已经用了几个月，下面这三条大概率都遇到过了。

1. 它不会主动提醒你

这是最根本的一条，而且没有绕过去的办法。

TODAY() 只在你打开文件的时候才计算一次。文件关着的时候，它什么都不知道。所以「保质期提醒」实际上等于「你哪天想起打开表格，顺便看一眼」——而这恰恰就是当初想解决的那个问题。

真正有用的提醒，应该发生在你没想起来的时候。表格做不到这件事。

2. 最需要它的时候，它不在手边

你最容易重复购买的地方，是超市货架前。而那个时候你不会打开电脑上的 Excel。

手机版 Excel 能用，但在手机上往一张十几列的表里逐格敲字，实际很难坚持。结果就是你依然会站在货架前想「家里那瓶还有没有」，然后照样买一瓶回去。

3. 录入成本太高

一次采购回来 20 样东西，要敲 20 行、填 20 遍日期和价格。如果是第一次整理全屋，这个成本会高到让你在第二天就放弃。

这不是懒。任何需要人工逐条录入的东西，只要存在更省事的路径，你最后一定会走那条路。

四、这三件事，App 是怎么处理的

上面三条我最后落到了一款 iOS App 上——就是我自己做的 AllMyThings。它对这三个问题的回答分别是：

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Recognition result

氨基酸洗发水

2 / 5

🧴

名称置信度 68%，识别到的可能是包装上的副标题，建议核对。改名称

名称 氨基酸洗发水

品类 日化 · 洗护

数量 1 瓶

位置 未放置 选择

保质期至 2027-06-30

购买价 ¥89.00

还有 2 张待确认

确认入库 · 下一张

• 录入：对着东西拍一张照，名称、分类、保质期、价格自动填好，你只需要确认。20 样东西几分钟录完。
• 位置：房间、家具、容器三层，和上面表格里的三列是一一对应的，搜索时能直接看到完整路径。
• 提醒：这是最关键的一条——它会在到期前主动推给你，不需要你先想起它。

五、如果现在就想开始

建议的顺序是这样：

1. 先用上面的表格结构，哪怕只在 Excel 里记一个抽屉。你会很快体会到「位置分三层」和「记下保质期」到底有没有用。
2. 等它开始卡住——通常是发生在你人已经在超市里、却想不起家里还有没有的那一刻——再考虑换个工具。

如果你还没开始记东西，我建议先读这一篇：那是我把家里 128 件东西全部记完之后发现的 3 件事。它解决的问题和这篇不同，但更适合作为起点。